Costo total mensual
$ 90 – 300 mil MXN
Para empresa de 100 colaboradores
- 2–4 personas dedicadas en RRHH
- Software CONTPAQi / Aspel / SAP HCM
- Asesoría fiscal externa mensual
- Tiempo del director financiero
- Riesgo de multas absorbido internamente
Tras la reforma laboral del 23 de abril de 2021, la manera en que tu empresa procesa la nómina y suministra personal cambió por completo. Esta guía explica los tres modelos legales vigentes, cuál le conviene a tu empresa según tamaño y sector, qué cuesta cada uno y cómo evitar las multas más comunes del SAT, IMSS e INFONAVIT.
No es solo "pagar a la gente". Una nómina mal procesada puede generar capitales constitutivos del IMSS, multas del 40 % al 100 % del ISR omitido, bloqueo del CONEVAL ante el INFONAVIT, y en casos extremos la responsabilidad solidaria del director financiero. Por eso las empresas medianas han migrado de procesos internos basados en Excel hacia tercerizar el procesamiento con proveedores especializados, conservando la decisión estratégica internamente.
Tres componentes definen una nómina bien hecha en México 2026: (1) cálculo correcto de percepciones, ISR, IMSS, INFONAVIT, subsidio al empleo y retenciones; (2) timbrado fiscal al SAT mediante CFDI 4.0 con complemento de nómina por cada colaborador en cada periodo; y (3) reporteo de cumplimiento ante STPS (SISUB, ICSOEX si aplica), IMSS (dictamen anual) e INFONAVIT (declaración bimestral). Cualquier proveedor serio debe entregar los tres con auditoría documentada.
Después de la reforma laboral de abril 2021, sobrevivieron tres modelos legales. Cada uno tiene implicaciones distintas de costo, control y carga administrativa.
Tu equipo de RRHH y contabilidad procesa todo: cálculo, timbrado, dispersión y reporteo. Implica un equipo de 2 a 5 personas dedicadas y una suite contable (CONTPAQi, Aspel NOI, etc.). Máximo control, máxima carga.
Tu empresa conserva la relación laboral con el personal, pero un proveedor especializado procesa el cálculo, timbra los CFDI y dispersa la nómina. Tú apruebas y dispersas desde tu cuenta. Sin sustitución patronal. Ver maquila nacional.
El personal especializado entra a la nómina del proveedor (registrado en REPSE ante STPS). Hay sustitución patronal completa: el proveedor asume IMSS, INFONAVIT y todas las obligaciones laborales. Máxima liberación de carga, costo más alto. Ver REPSE REPSE.
Lo que ya no existe legalmente: el "REPSE genérico" (suministrar personal de cualquier giro al margen del Art. 12 LFT). Quien lo siga ofreciendo opera en informalidad y deja a la empresa contratante expuesta a sanciones del SAT, IMSS y STPS. Si tu proveedor actual no tiene REPSE vigente y suministra personal, estás en riesgo aunque la factura llegue con IVA.
El decreto publicado en el DOF reformó la Ley Federal del Trabajo, el Código Fiscal de la Federación, la Ley del Seguro Social y la Ley del INFONAVIT. Estos son los cinco cambios que aún rigen el mercado en 2026.
No hay una respuesta única. Depende de tu tamaño, sector, capacidad interna de RRHH y de cuánto control quieres mantener sobre el personal.
Nómina interna con software puede funcionar si tu RRHH tiene capacidad fiscal. Por debajo de 20 colaboradores la maquila a veces no compensa el setup. Decisión típica: interna o maquila ligera.
El sweet spot de la maquila. Tu equipo de RRHH se libera del cálculo administrativo y se enfoca en retención, evaluación y cultura. Decisión típica: maquila de nómina.
Si suministras servicios profesionales (TI, consultoría, ingeniería, marketing) a empresas grandes, te conviene operarlo bajo el REPSE de un proveedor. Decisión típica: REPSE REPSE.
Operaciones en varios estados implican configurar prima de riesgo, ISN y subdelegaciones IMSS por entidad federativa. Una maquila nacional con cobertura comprobada ahorra meses de setup. Decisión típica: maquila nacional.
Cuadrillas estacionales en piso de venta requieren altas y bajas masivas semanales. Conviene tercerizar bajo REPSE para evitar carga administrativa pico. Decisión típica: promotoría bajo REPSE.
Consolidar la nómina de varias empresas hijas bajo una plataforma común reduce errores y permite reporteo financiero unificado. Decisión típica: plataforma RJ HR Cloud + maquila.
Rangos de mercado 2026 para empresas medianas. Las cifras son orientativas y dependen de plantilla, periodicidad e integraciones.
Trampa común: comparar precios sin homologar alcance. Una maquila a 80 MXN puede excluir póliza contable, timbrado de finiquitos y dispersión SPEI; una a 200 MXN puede incluirlo todo. Pide siempre el desglose: cálculo + timbrado + dispersión + reportes mensuales + soporte + integraciones + garantía. Ahí está la diferencia.
Casos reales que hemos visto en los últimos 24 meses y que generaron multas, capitales constitutivos o retrabajos masivos.
La nómina mensual es un servicio compuesto. Si tu proveedor solo te entrega el cálculo sin reporteo, paga pero conservas el riesgo. Esto es lo que un servicio completo cubre.
Percepciones, deducciones, ISR, IMSS, INFONAVIT, subsidio, vales, fondo de ahorro y prestaciones superiores. Conciliación contra periodo anterior.
Generación, sellado y timbrado ante SAT del CFDI de nómina con complemento por cada colaborador. Entrega de PDF y XML.
Layout para BBVA, Santander, Banorte, Citibanamex, HSBC o dispersión SPEI individual. Reporte de confirmación de pago.
Generación de la póliza mensual lista para CONTPAQi, Aspel, SAP u Oracle, con cuentas mapeadas a tu catálogo contable.
SUA, declaración bimestral INFONAVIT, ajustes anuales y reporte SISUB / ICSOEX cuando aplique.
Mesa de ayuda para tu equipo de RRHH, auditoría trimestral del proceso y cierre fiscal anual con tu contador externo.
Diagnóstico gratuito de 30 minutos. Te ayudamos a decidir si te conviene maquila, REPSE REPSE o seguir interno, sin compromiso comercial.